Últimamente ha habido un boom de organizadores de eventos y/o wedding planners, y para que te des una idea más clara de quién es y qué hace hice este pequeño resumen de sus actividades y responsabilidades; generalmente tenemos la idea que es una profesión glamorosa y a veces hasta fácil de hacer; la realidad es que es una de las profesiones más estresantes y absorbentes, pues se trabaja no solo la semana regular, sino fines de semana y días festivos que generalmente son los días más ocupados; bueno, en cuestión de horarios, mejor no hablamos, hay horario de entrada pero no de salida. Pero mejor sigue leyendo:
Un organizador profesional de eventos puede ser una persona o una empresa la cual planifica, coordina y ejecuta cuidando los grandes y pequeños detalles del evento, ya sea empresarial, comercial, cultural, social o deportivo. Es el responsable del éxito del mismo.
De acuerdo a tu solicitud se encarga de proponer alternativas para la realización del mismo y en sincronía con sus especificaciones realizará todo lo necesario para que quede perfecto, algunas de sus actividades son: cotización y contratación de proveedores, resolución de inconvenientes, trámites ante autoridades (en caso de ser necesarias), pagos a proveedores, confirmación de asistencia, etc. Pero sobre todo, mantenerte informada sobre los avances en la organización de tu evento.
El organizador profesional de eventos también se encarga de cuidar tu presupuesto, ya que al estar inmerso en el medio conoce las tabulaciones de costos y la calidad de servicio o producto que ofrece cada proveedor. La ventaja será que elegirá al mejor de acuerdo al presupuesto propuesto.
El día del evento será el coordinador de todo, montaje, invitados, orden del día para el evento y estará presente apoyando en lo que sea necesario, no parará hasta que todos los invitados se hayan ido y estés satisfecho con el resultado.
Asesorarse con un organizador profesional de eventos hace este proceso más fácil y llevadero, ya que al tener a un experto se puede tener la confianza de que las decisiones serán las que más convengan y el nivel de estrés por la cercanía del gran día será menor. En pocas palabras: contratar a un organizador profesional de eventos ahorra tiempo, dinero y esfuerzo (y uno que otro disgusto, seamos sinceros). Ofrece tranquilidad y garantía que ese día no te preocuparás nada más que de disfrutar el evento.
Después de leer todo esto, me imagino piensas que contratar los servicios de un organizador profesional de eventos es costoso, la realidad es que no es así. De acuerdo a tus necesidades y a tu presupuesto puedes elegir entre diferentes opciones de asesoría:
- Respaldarte en el día del evento. Si ya tienes todo contratado y organizado, puedes contratarlo solo para que coordine todo ese día y tú disfrutes tu evento.
- Apoyarte en la contratación de proveedores para esos pequeños grandes detalles que hacen falta.
- Ir de la mano por todo el proceso de principio a fin. Tener a alguien que te apoye y comparta tu estrés por la organización de tu evento, es realmente terapéutico.
Y algunos otros ofrecen asesoría virtual vía skype o alguna otra aplicación que permita videoconferencia.
Será de acuerdo al tipo de servicio elegido el monto de los honorarios.
Estar respaldado por un organizador profesional de eventos es la mejor decisión para ti, tu evento y el éxito del mismo. Así que no tengas miedo y para tu próximo evento contrata uno.
